18.25.ОМ О написании должностных инструкций

При существующем на сегодняшний день разнообразии профессий и специальностей необходимо четкое разграничение функций специалистов. Правовым актом, регламентирующим обязанности, права, ответственность, организационно-правовое положение работника и обеспечивающим ему условия для эффективного труда, является должностная инструкция. Наличие должностных инструкций исключает вольную трактовку сотрудниками своих функций и полномочий, избавляет руководителя от необходимости каждый раз указывать подчиненному на его обязанности, а также позволяет сократить время, используемое на введение в курс дела каждого нового работника.

Должностная инструкция – это, во-первых, руководство для самого сотрудника: она дает знание того, каких действий от него ожидают, и по каким критериям будут оценивать результаты его работы, а также намечает ориентиры для повышения его квалификации в рамках данной должности. Кроме того, участие в обсуждении этого документа предоставляет работнику возможность влиять на условия, организацию, критерии оценки его труда. Во-вторых, должностная инструкция – основа для оценки результатов трудовой деятельности работника, для принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении или переподготовке. В-третьих, должностная инструкция – содержит информацию, необходимую для проведения отбора работников при найме, т. е. Для определения уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.

Должностные инструкции разрабатываются на все включенные в штатное расписание должности с учетом нормативно-правовой документации по охране труда и в соответствии с положениями ТК РФ и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в РФ. Должностную инструкцию объявляют работнику под расписку при заключении с ним трудового договора. Трудовой договор составляют на основе должностной инструкции специалиста соответствующего профиля.

Должностную инструкцию используют при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником, если таковые возникают.

Должностную инструкцию разрабатывает руководитель структурного подразделения. Это очень важно, так как без знаний особенностей данной специальности можно сделать ошибку или упустить важный момент. Однако следует исходить из того, что этот документ должен быть составлен по общепринятой форме и существует определенная методика его разработки.

Разработку инструкций начинают, как правило, одновременно с подготовкой положения о подразделении, чтобы в рамках этого подразделения нагрузка была распределена между сотрудниками равномерно, с учетом их квалификации. Поскольку инструкция должна четко фиксировать круг обязанностей работника, служить инструментом при оценке его деятельности и обеспечивать сбалансированность его обязанностей, прав и ответственности, унифицированная структура текста этого документа включает следующие разделы:

1. Общие положения. Устанавливаются порядок назначения и освобождения от должности, подчиненность порядок замещения работника в случае его отсутствия, квалификационные требования; перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми работник должен руководствоваться в процессе своей профессиональной деятельности, а также требования к знаниям законодательства РФ и структуры организации.

2. Функции. Определяются направления деятельности работника.

3. Должностные обязанности. Определяются конкретные задачи работника, его участие в управленческом процессе. Участок работы. Виды работы. Обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий.

4. Права. Перечисляются права, предоставленные работнику для выполнения его функций и обязанностей. Право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам. Право принимать участие в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника.

5. Ответственность. В соответствии с действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ устанавливается ответственность работника за невыполнение должностных обязанностей за совершение в процессе деятельности правонарушений, а также за причинение материального ущерба.

6. Приложение к должностной инструкции. Перечисляются конкретные повторяющиеся задачи, более детально разъясняющие функции работника. Приложение может меняться при обоюдной договоренности работники и работодателя.

Эти разделы определяют основные требования к работнику. Руководитель вправе добавить другие пункты, более четко регламентировать каждый раздел. Можно предусмотреть такие моменты, как критерии оценки качества, режим работы, повышение квалификации и т. д. Вместе с тем данную форму можно сократить, объединив некоторые пункты, и тем самым сделать ее более простой для понимания.

Должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком, все ее пункты должны быть максимально конкретными.

Должностную инструкцию, как документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника, обязательно согласовывают с начальником юридического отдела или начальником управления персонала. Должностную инструкцию утверждает руководитель организации, подписывает руководитель структурного подразделения, визирует начальник отдела кадров. Кроме того, инструкция должна иметь дату и подпись работника об ознакомлении. Должностная инструкция заверяется печатью, вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены новой должностной инструкции. Один экземпляр хранится в отделе кадров, второй – у работника.