12.02 Ведение Управленческого Учета в 1С Торговля 7.7

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

I.1. Построение учета в 1С.

I.2. Отчет о прибыли и Убытках

См. КК 15.01 ОМ. Финансовый ликбез

II. ВЕДЕНИЕ ТОВАРОВ (ТМЦ)

II.1. Общие положения

Приход товаров осуществляется документами Поступление ТМЦ, Поступление (доп. расходы по ТМЦ).

Расход товаров – Реализация ТМЦ.

II.2. Оприходование излишков

Ситуация применения: найден товар на складе, которого нет в базе 1С

Поступление ТМЦ

Выбор фирмы: Контора

Выбор контрагента: Оприходование излишков (папка «Внутренние дела»)

Подбор: выбор необходимого товара по цене 0,01 руб.

II.3. Списание

Проводится согласно документу - Акт о списании.

Ситуация применения: не найден товар на складе, который есть в базе 1С или время работы Внеоборотного Актива – истекло. Правило: списанию подлежит только полностью амортизированный Внеоборотный Актив.

Реализация ТМЦ

Выбор фирмы: Контора

Выбор контрагента: Списание (папка «Внутренние дела»)

Подбор: выбор необходимого товара по цене 0,01 руб.

II.4. Пересортица

Ситуация применения: не найден товар на складе, который есть в базе 1С

и найден аналогичный товар на складе, которого нет в базе 1С.

Реализация ТМЦ

Поступление ТМЦ

Выбор фирмы: Контора

Выбор контрагента: Пересортица (папка «Внутренние дела»)

∑ 1 = ∑ 2

товар вставляется по себестоимости, т.е. в покупных ценах.

II.5. Внеоборотные Активы

Оприходование Внеобороных Активов

ТМЦ объявляется Внеоборотным Активом по распоряжению РН.

Номенклатура помещается в папку Внеоборотные Активы:

1. Если стоимость ВА меньше 5000 руб. товар амортизируется сразу.
2. Во всех остальных случаях ВА амортизируется на 30% от стоимости.
3. Каждый месяц руководители бюджетов Оборудование Цех, Офис подают списки, утвержденные руководителем направления либо директором компании, операторам 1С с указанием размера необходимой амортизации.

Когда оформляется Поступление Внеоборотного Актива, наименование номенклатуры пишется, как в накладной Поставщика, если оно непонятное то в комментарии к номенклатуре (или в скобках в наименовании) нужно обязательно дать расшифровку что это такое.

Амортизация Внеоборотных Активов

Амортизируются Внеоборотные Активы частично или полностью по спискам, предоставленным руководителями бюджетов Оборудование Цех, Офис.

1. Реализация ТМЦ
2. Выбор фирмы: Контора

Выбор контрагента: Амортизация (М, Т, С) (папка «Внутренние дела»)

Вариант 1

Подбор: Внеоборотный актив списывается по цене = 0,01 руб.

Вариант 2

Подбор: Внеоборотный актив списывается по цене в процентном соотношении ниже его себестоимости.

1. Поступление ТМЦ

Выбор фирмы: Контора

Выбор контрагента: Амортизация (М, Т, С) (папка «Внутренние дела»)

∑ 1 = ∑ 2

Страхование Основных Средств Компании

Страхование ОС производится на случай его непредвиденной поломки и необходимости срочного ремонта. Страхование ОС происходит путем увеличения себестоимости того проекта Направления на котором используется этот объект ОС и накопления средств на будущий восстановительный ремонт (т.е. резерв для получения прибыли вследствие быстрого «возвращения в строй» ОС)

1. Поступление ТМЦ

Выбор фирмы: Контора

Выбор контрагента: Страхование ОС

Подбор: выбор номенклатуры - Страховка ОС (указывается его название) на сумму, указанную в РКО Руководителем Направления.

2. РКО = сумме Поступления ТМЦ

Это деньги-нал/безнал, которые аккумулируются на расчетном резервном счете. Размер страхового накопления отслеживается отчетом по продажам в 1С Торговля по Поставщику-Страхование ОС.

3. Реализация ТМЦ

Выбор фирмы: Контора

Выбор контрагента: -Незавершенное производство

Подбор: выбор номенклатуры - Страховка ОС (указывается его название) на сумму, указанную в РКО Руководителем Направления.

Проект: указывается в РКО Руководителем Направления

Приход денег с резервного счета

Реализация ТМЦ

Выбор фирмы: Контора

Выбор контрагента: - Страхование ОС

Подбор: выбор номенклатуры – Чистая прибыль на сумму прихода денег

ПКО

Сумма Реализации.

II.6. Включение Расхода в Себестоимость Товара.

1. Доставка (или то, что нужно включить в себестоимость товара) оформляется товаром.

Реализация ТМЦ

Товар.

Доставка.

Поступление ТМЦ

Товар (по новым ценам)

Выбор фирмы: В соответствии с документом Поступление ТМЦ

Выбор контрагента: Себестоимость (папка «Внутренние дела»)

∑ 1 = ∑ 2

2. Доставка (или то, что нужно включить в себестоимость товара) оформляется товаром через Поступление (доп. расходы по ТМЦ) в соответствии с документом Поступление ТМЦ.

II.7. Расходные материалы

ТМЦ классифицируется как расходный материал руководителями бюджетов.

Реализация ТМЦ

Выбор фирмы: Контора

Выбор контрагента: - Расходники (М, Т, С) (папка «Внутренние дела»)

Подбор: выбор необходимого товара по цене 0,01 руб.

II.8. Ремонт оборудования

ТМЦ или услуга необходимая для ремонта Внеоборотного Актива.

Реализация ТМЦ

Выбор фирмы: Контора

Выбор контрагента: Ремонт оборудования (М, Т, С)(папка «Внутренние дела»)

Подбор: выбор необходимого товара по цене 0,01 руб.

II.9 Номенклатура 1С

Правильное расположение номенклатурных позиций по соответствующим папкам должно неукоснительно поддерживаться оператором 1С. (Например, расходный материал может находиться только в папке РАСХОДНЫЕ материалы, и не может находиться в папке ВНЕОБОРОТНЫЕ Активы и т.п.).

III. ВЕДЕНИЕ НЕЗАВЕРШЕННОГО ПРОИЗВОДСТВА

III.1.Общие положения

Ведется по Проектам. Все списания в проекты распечатываются оператором 1С, с указанием номера проекта, в двух экземплярах: руководителю участка и в бухгалтерию (для каждого свой лоток). В конце каждого месяца составляется реестр списаний в проекты и проверка соответствия всех списаний из лотка для бухгалтерии этому реестру.

III.2.Проекты

Ведется по текущим проектам производства и строительным проектам.

∑ 1 (РКО) - на «Незавершенное производство» по Проекту

∑ 2 (Реализация) – на «Незавершенное производство» по Проекту

∑ 3 (Поступление) – от «Незавершенное производство» по Проекту

∑ 3 = ∑ 1 + ∑ 2.

III.3.Формирование готового изделия

Данная операция происходит в случае разделения проекта по участкам.

Из товара, поступившего от контрагента «незавершенное производство» по проекту от каждого участка, должна сформироваться одна номенклатурная позиция, т.е. товар указанный в счете.

Комплектация ТМЦ

Вид ТМЦ: Товар

Комплект: Наименование по счету

Количество: По счету

Подбор: выбор необходимых составляющих, изготовленного изделия

Например: комплектуем Торговый павильон «Лидер»-1 шт

Вид ТМЦ: Товар

Комплект: Торговый павильон «Лидер»

Количество: 1 шт.

Подбор: Каркас т/п «Лидер»-1 шт.

Тент т/п «Лидер»-1 шт.

Полимерка -58 м2

Исключение: строительные проекты. Так как все документы по строительным заказчикам чаще всего делаются заранее, но на определенную дату, и на суммы, оговоренные лишь в договоре, они создаются в 1С в печатной форме. Эти печатные формы документов необходимо переносить из 1С в Excel.

Например:

1. создали документ в печатной форме

2. Меню - Файл – Сохранить : Дать название документу (Счет-фактура Декор-Н 26 09 2008), выбрать расширение файла Таблица Excel и поместить в Общую документацию на Director в папку фирмы-поставщика по документам.

IV. ВЕДЕНИЕ ВЗАИМОРАСЧЕТОВ

IV.1. Папка Физические лица

Вводить только физических лиц, только Фамилия Имя, комментарии.

IV.2. ОТКАТ

(сумма денег, выплачиваемая третьему лицу за то, что он помог произвести сделку).

Откат при реализации:

Поступление ТМЦ – товар «откат» - ∑ от контр., которому даешь откат. Поступивший откат списывается автоматически в проект (комплектацию в случае СтропКомплект), т.е. определяет себестоимость товара.

Поступление ТМЦ=Реализации ТМЦ (в проект)

Когда отдаем Деньги выписывается РКО на контрагента, от которого получили товар «откат»

IV.3. Введение наименования нового контрагента.

Вводится в название главное слово, при отсутствии оного первое слово. Обязательно введение: ИНН, КПП, телефон, адрес, расчетный счет, корреспондентский счет, банк, в котором открыты счета. В закладке «Договор взаиморасчетов» реквизит «Предоставление кредита» не заполняется: ставится галочка «Не контролировать».

IV.4.

При введении наименования нового контрагента обязательно подразделение его на поставщика и покупателя и правильное занесение по папкам Поставщики, Покупатели.

V. ВЕДЕНИЕ КРАТКОСРОЧНЫХ ЗАЙМОВ (ДОЛГА)

V.1. Общие Положения

Краткосрочные займы (Долг) ведутся через систему выдачу Подотчетов

Выдача (РКО): выдача подотчетнику.

Возврат (ПКО): возврат от подотчетника.

Авансы Работникам Компании ведутся в справочнике Физические Лица в папке «НАША КОМПАНИЯ».

VI. ВЕДЕНИЕ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ (ДС)

VI.1. Отчет по кассе

Реальный остаток денег в сейфе должен быть равен остатку в соответствии «касса 1С». Руководитель бюджета, ответственный за подпись РКО, указывает в приложении статью затрат. Кассир вписывает статью затрат в движение денежных средств РКО. В комментариях РКО и ПКО всегда должно записываться основание платежа.

VI.2. Выписки банка

Руководитель отделения управленческого учета после проведения платежей по банкам в 1С Торговля распечатывает Выписки по счетам банков и представляет их бухгалтеру для внесения в базу 1С Бухгалтерия.

VI.3. Платежи по интернет-банку, отраженные в 1С Торговля

1. Все расходы по банку ставятся на контрагентов-поставщиков (исключение статьи: БанкКасса, СодДС, Перем)

2. Оприходование ТМЦ от поставщиков, когда на счете указана статья ДДС, проводится документом ПКО-возврат от поставщика, с указанием номенклатуры в комментарии, на эту же сумму проводится документ РКО по статье указанной в счете, с теми же комментариями.

VI.4. Зарплатные налоги

1. Все зарплатные налоги при проведении Банков (ПТК, Уралсиб, ПроектСтрой, Энерго, МеталлоКонструкция) списываются на одного контрагента - АУП ЗарплатныеНалоги, но с разделенной управленческой аналитикой по направлениям .
2. Начисляются на него по итогам каждого месяца по статье – НалогЗарп.

VI.5. Удален

VI.6. Фонды

По статьям движения денежных средств, имеющим фонд, в конце каждого месяца, руководителями бюджетов подается ПКО, РКО на сумму, утвержденную директором компании. Финансовый отдел пополняет фонд статьи движения ДС.

VI.7. Содержание транспорта компании

1. Все поездки дежурной машины оператор 1С списывает на расходы по использованию машины по направлениям (РКО по статье-Дежур).

2. Все расходы на содержание ХИНО списыватся РКО по статье-СодержХИНО).

VII. ВЕДЕНИЕ ПРОЧИХ ОПЕРАЦИЙ В 1С

VII.1. Продажа товаров между направлениями

Поступление ТМЦ

Реализация ТМЦ

Все движения только по фирме _«КОНТОРА»

Например:

ШАПКА:

Поставщик: Покупатель:

Получатель: Поставщик:

Итого документов на выходе:

• Реализация
• Поступление
• ПКО
• РКО

VII.2. Перемещение со склада на склад

Все перемещения только по фирме _«Контора», внутри одного направления.

VIII. КОММЕРЧЕСКИЕ РАСХОДЫ

VIII.1. Общие положения

Все Коммерческие расходы делятся на Статьи Расходов. Список и расшифровка статей применения находятся в файле «ДЕЛО» лист СтЗатрат

IX. ОТЧЕТ «ОСТАТКИ ТМЦ»

В конце месяца Руководители ПУ и бюджетов «Оборудование Цех» и Оборудование Офис» подают отчет о приобретенном, амортизированном и списанном оборудовании в Финансовый Отдел.

Отчет формируется из базы 1С следующим образом:

ü Период: месяц;

ü Ведомость по партиям ТМЦ: Внеоборотные активы МонтажКонструкция (указать участок) или Внеоборотные активы АУП;

ü Детализация отчета: номенклатура, документы движения, детализация по операциям;

В полученном отчете графа «Поступление ТМЦ» - это сумма купленного оборудования.

X. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ОПЕРАТОРОМ 1С

X.1. Общие положения

Оператор 1С выписывает документы по запросу клиент-менеджера. Формы выписываемых документов унифицированы. Любой документ, выписываемый оператором 1С, должен соответствовать этим формам, т.е. все поля установленные к заполнению - заполнятся в обязательном порядке.

. Перечень документов

1. При реализации товара должны быть следующие документы:

1.1. счет на сумму не меньшую, чем в накладной.

1.2. накладная с заполненными графами: «Грузополучатель», «Поставщик» и «Плательщик» с указанием полных реквизитов – названия, адреса, телефона, банковских реквизитов и с подписью человека, который обозначен в доверенности, с расшифровкой должности и фамилии или печать организации, где название соответствует покупателю. Обязательной для заполнения является графа «Отпуск груза произвел» (образец правильно заполненной накладной см. КК 6.8.1).

1.3. счет-фактура, где присутствуют все реквизиты контрагента (см. КК 6.8.2)

1.4. доверенность: реквизиты организации полностью, должность и паспортные данные экспедитора, что покупает, сколько и по какому документу. Срок доверенности (10 дней) и соответствие даты накладной этому сроку. Название в печати должно совпадать с названием в реквизитах.

1.5. к счету-фактуре подкалывается накладная о списании материалов

В накладной и счёт – фактуре (экземпляр «АэМэС») должны быть три подписи: директор, гл. бухгалтер, кто отпустил (клиент-менеджер, который ведет этот проект).

Финансовый отдел Компании проверяет наличие данных подписей. Если подпись Клиент-менеджера отсутствует, этот вопрос переадресовывается Руководителю Отдела по работе с клиентами. Если же и он не может ответить, кто являлся ответственным за данную отгрузку, вопрос переадресовывается Директору Компании.

Важно: Если документы оформляются от юридического лица подпись клиент-менеджера ставится ниже (на полях).

Все документы должны быть переданы в Финансовый отдел в 3х-дневный срок. На конец месяца - на следующий день. Если документы недооформлены – передать с/фактуру.

2. Документы на товары и услуги за наличный расчет с юридическими лицами:

2.1. Чек ККМ

2.2. Накладная на товар или акт об оказании услуг

2.3. ПКО

2.4. Счет-фактура при наличии доверенности.

3. Документы на товары и услуги за наличный расчет с физическими лицами:

3.1. Чек ККМ

3.2. Накладная на товар или акт об оказании услуг.

3.3. По просьбе клиента оформить копию чека.

Важно: предельный размер расчетов наличными деньгами, поступившими в кассу «АэМэС» в рамках одного договора составляет 100 000,00 (сто тысяч) рублей.

Если сумма сделки превышает 100 000,00 рублей, необходимо разбить ее на части и оформить каждую из частей должным образом – договором и документами на отгрузку.

В случае с юридическим лицом это будут:

ü Договор

ü Товарная накладная или акт

ü Счет-фактура

ü ПКО

ü Чек

В случае с физическим лицом это будут:

ü Договор

ü Товарная накладная или акт

ü Чек

Продажа через ККМ по ПТК «АэМэС»: все юридические лица; физические лица: стропы, ткань, производство.

XI. ВНЕСЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В БАЗУ 1С ОПЕРАТОРОМ

XI.1. Общие положения

Документы от поставщиков передаются Поставщиком-менеджером или Экспедитором Оператору 1С Направления, который проверяет правильность их заполнения и ставит свою подпись в правом нижнем углу накладной, подтверждающую, что документ им обработан, т.е. внесен в Базу 1С.

1. При закупе у Поставщика за безналичный расчет.

Обязательные документы:

1.1.1. счет с синей печатью от поставщика.

1.1.2. накладная (или акт) с синей печатью от поставщика (см. 6.8.1), росписью экспедитора и начальника производственного участка.

1.1.3. счет-фактура, где присутствуют все реквизиты контрагента (см. 6.8.2):

2. При закупе у Поставщика за наличный расчет.

При покупке товаров (работ, услуг, и др.) за наличный расчет необходимо

смотреть НДС в чеке:

2.1. Если в чеке ККМ не выделен НДС, то достаточно для отчета в бухгалтерию:

2.1.1. чек ККМ

2.1.2. копия чека с расписанным товаром по названию и количеству.

2.2. Если в чеке ККМ выделен НДС, то:

2.2.1. чек ККМ;

2.2.2. товарную накладную с заполненными графами: «Грузополучатель», «Поставщик» и «Плательщик» с указанием полных реквизитов – названия, адреса, телефона, банковских реквизитов; или акт, с росписью экспедитора и начальника производственного участка.

2.2.3. счёт-фактура. Обязательной для заполнения является графа «Отпуск груза произвел» (образец правильно заполненной накладной и счета-фактуры см. 6.8.1 и 6.8.2).

2.3. Если чек предъявляется от ИП или ЧП необходимо наличие Свидетельства о внесении в Единый Государственный Реестр индивидуальных предпринимателей, записи об индивидуальном предпринимателе, зарегистрированном до 01. 01. 2004 г. Если ЧП зарегистрирован после 01. 01. 2004 г. - необходимо Свидетельство о регистрации ИП.

Если данный документ не предоставляется, нужно спросить у Руководителя отдела логистики и снабжения.

3. Для Оператора 1С Направления

В товарной накладной от поставщиков в графе груз принял должны быть следующие росписи и печати:

3.1. для ООО ПТК «АэМэС»

- подпись директора Сурикова В.А, с расшифровкой и печать.

для ООО «АэМэС-ПроектСтрой»

- подпись директора Генералова С.А, с расшифровкой и печать.

- подпись лица, устроенного в ООО «АэМэС-ПроектСтрой», с расшифровкой.

для ООО «АэМэС»

- подпись директора Рудых Д.Б., с расшифровкой и печать.

- подпись лица, устроенного в ООО «АэМэС», с расшифровкой.

3.2. с товарной накладной (акта) со всеми росписями снимаются две копии, одна передается руководителю производственного участка, вторая подшивается в архив.

XI.2. Передача документов от поставщиков в финансовый отдел

В финансовый отдел передаются:

1. Все правильно оформленные документы.

2. Поступление ТМЦ из 1С.