14.03 Положение по работе Поставщика- менеджера

Поставщик-менеджер — сотрудник Компании, ответственный за взаимодействие с поставщиком Компании, ведущий долгосрочные отношения с ним и заключающий договоренности от лица Компании.

С внешним поставщиком от лица Компании контактирует только один человек. Для заключения договора Поставщик-менеджер уточняет 5 сущностей договора (см. док. КК 20.1 Положение по работе с Договорами ) с клиентом и передает эту информацию юристу Компании для юридически грамотного оформления.

Сотрудник, выполняющий функции Поставщика-Менеджера по материалам, в этой работе подчиняется Руководителю Отдела Логистики.

Поставщик-менеджер отвечает за взаиморасчеты с клиентом, т. е. отслеживает график поставки товара (услуги) и сообщает своему Непосредственному Руководителю о случаях не поставки или нарушения графика поставки поставщиком. Поставщик-менеджер лично отвечает за отсутствие поставки товара или услуги, если такое случается, перед Компанией, в лице своего Непосредственного Руководителя.

Экспедитор - сотрудник Компании, который привозит товар по распоряжению и рабочему заданию Поставщика-менеджера.

1. Закуп товара у Поставщика за безналичный расчет. Обязательные документы;

1.1.1. счет с синей печатью от поставщика.

1.1.2. накладная с синей печатью от поставщика.

1.1.3. счет-фактура, где присутствуют все реквизиты контрагента.

1.2.при получении товарно-материальных ценностей (от поставщика) иметь доверенность от АэМэС, которую выписывает Оператор 1С.

Факт получения груза от поставщика в бухгалтерских документах может отражаться двумя способами:

1. печать организации и подпись директора

2. по доверенности (любой трудоустроенный сотрудник организации, на которого выписана доверенность.

Пояснения:

1. Печать организации и подпись директора

В товарной накладной в области, предназначенной для внесения данных о грузополучателе:

- печать организации

- груз принял - (должность) Директор - (подпись) - (расшифровка подписи)

- груз получил грузополучатель - (должность) Директор - (подпись) - (расшифровка подписи)

-дата

В целях экономии рабочего времени директоров, в каждой организации действует

приказ о лицах, уполномоченных подписывать документы, т.о. порядок оформления

такой:

В товарной накладной в области, предназначенной для внесения данных о

грузополучателе:

- печать организации

- груз принял – должность уполномоченного лица, подпись уполномоченного лица, расшифровка подписи

- груз получил грузополучатель - должность уполномоченного лица, подпись уполномоченного лица, расшифровка подписи

- дата

2. Получение товара по доверенности:

В товарной накладной в области, предназначенной для внесения данных о

грузополучателе:

- по доверенности №____от_________, выданной_______(организация)

- груз принял - (должность) - (подпись) - (расшифровка)

- дата

В случае если сотрудник, получающий товар, не трудоустроен в организации, то он ставит свою подпись на экземпляре товарной накладной ГК АэМэС под строкой с датой, а оператор 1С производит дальнейшую обработку документа согласно пункта 1.

При заключении договора с постоянным поставщиком Клиент-поставщик (если это возможно) договаривается оформить прайс в виде приложения к договору. Если для нашей Компании делается скидка, то в прайсе указывается колонка базовых цен для всех покупателей и колонка цен для АэМэС (с указанием % скидки). В договор ставится условие о том, что в случае изменения цен поставщик обязан инициировать изменение приложения к договору (прайс). В противном случае отгрузка производится по ценам последнего заключенного договора (приложения - прайса).

2. Закуп товара у Поставщика за наличный расчет.

Одним из способов снижения налогов является увеличение расходов. Поэтому важно

брать, сохранять, и приносить документы при покупке всевозможных товаров

внутреннего назначения.

При покупке товаров (работ, услуг, и др.) за наличный расчет необходимо

смотреть НДС в чеке:

2.1 .Если в чеке ККМ не выделен НДС, то достаточно для отчета в бухгалтерию:

2.1.1. чек ККМ

2.1.2. копия чека с расписанным товаром по названию и количеству.

2.2. Если в чеке ККМ выделен НДС, то покупку товара произвести от юридического лица (ООО «АэМэС»), для этого необходимо иметь при себе доверенность, и в бухгалтерию нужно предоставить следующие документы:

2.2.1. чек ККМ;

2.2.2. товарную накладную с заполненными графами: «Грузополучатель», «Поставщик» и «Плательщик» с указанием полных реквизитов - названия, адреса, телефона, банковских реквизитов;

2.2.3. счёт-фактуру, выданную на основании представленной доверенности (предварительно обговорив с предприятием возможность выдачи счёта-фактуры).

Обязательной для заполнения является графа «Отпуск груза произвел» (образец правильно заполненной накладной и счета-фактуры см. 6.8.1 и 6.8.2). 2.3.Если чек предъявляется от ИП или ЧП необходимо потребовать от продавца Свидетельство о внесении в Единый Государственный Реестр индивидуальных предпринимателей, записи об индивидуальном предпринимателе, зарегистрированном до 01. 01. 2004 г. Если ЧП зарегистрирован после 01. 01. 2004 г. - необходимо Свидетельство о регистрации ИП.

Если данный документ не предоставляется, нужно спросить и записать телефон бухгалтера фирмы на товарной накладной или на копии чека.

Сотрудник, получающий товар, должен проверить его соответствие номенклатуре и количеству, указанному в документе. Свидетельством этого является его подпись на товарной накладной под строкой с датой. Также на товарной накладной должна стоять подпись (под подписью вышеуказанного лица) материально-ответственного лица, принявшего товар.

2.4. Чтобы взять деньги подотчет, сотруднику нашей фирмы необходимо заполнить РКО, и в приложении указать статью расходов — под отчет (п/о). РКО подписывает Руководитель бюджета. По подписанному РКО сотрудник может получить деньги у кассира Направления. Совершив покупку, сотрудник отчитывается кассиру Направления, предоставляя документы, подтверждающие закуп товара (см. выше).Все документы по покупке услуг и товаров за наличный расчет передаются Оператору Направления в трехдневный срок, который проверяет правильность их оформления и передает документы в Финансовый отдел.

3. Сотрудник, получающий товар, должен проверить его соответствие номенклатуре и количеству, указанному в документе. Свидетельством этого является его подпись на товарной накладной под строкой с датой. Также на товарной накладной должна стоять подпись (под подписью вышеуказанного лица) материально-ответственного лица, принявшего товар.

3.1. Оператор 1С несет ответственность за проверку наличия данной подписи, и в случае ее отсутствия ответственность переходит на Оператора.

4. Все собранные документы передаются Поставщиком-менеджером или Экспедитором Оператору 1С Направления, который проверяет правильность их заполнения и ставит свою подпись в правом нижнем углу накладной, подтверждающую, что документ им обработан.

5. После внесения в базу 1С полный набор документов + Поступление ТМЦ 1С Оператор 1С передает в Финансовый отдел.

Недооформленные документы:

5.1.Копии передаются Оператору 1С который проверяет правильность их заполнения и отдает в Финансовый отдел с пометкой: почему нет документов, кто этим занимается и когда они будут предоставлены. Если задерживается оригинал накладной, то в Финансовый отдел обязательно передается копия факса. Это обязательно, т.к. бухгалтерская фирма (ЭБФ) перед закрытием отчетного периода должен хотя бы знать обо всех операциях этого периода. Бухгалтерский отчетный период составляет с 01 по 31 число каждого месяца.

Документы (оригинал или копия) должны быть предоставлены до 5 числа следующего месяца!!!

Ответственность за сбор правильно оформленных документов несут поставщики-менеджеры. Ответственность за организацию процесса несут Руководители Направлений.

6. Экспедитор обязательно берет с поставщика, с которым наша Компания работает впервые и чье имя на рынке неизвестно, следующие документы:

6.1.Копию свидетельства о государственной регистрации,

6.2.Копию свидетельства о постановке на налоговый учет,

6.3.Копию устава организации (первый лист с указанием о том, кто является Директором),

6.4. Доверенность фирмы, подтверждающая полномочия физического лица, с которым мы контактируем.

7. Прочее по работе поставщика-менеджера

7.1. Документы, полученные по почте либо другим способом, передаются поставщику-менеджеру, который проверяет документы на правильность и полноту оформления. При недооформленных документах поставщику-менеджеру разрешается подписать должность, расшифровку подписи. Не допускается подписывать документы за других лиц, при отсутствии подписи документы отправляются поставщику на дальнейшее оформление.

7.2. Документы (оригиналы правильно и полностью оформленных документов, либо копии при неправильно и неполном оформлении) необходимо в день получения передать Контролеру по первичной документации.

Максимальные сроки по дооформлению документов: 14 календарных дней.

7.3. Документы, относящиеся к одной хозяйственной операции, скреплять в следующей последовательности (при их наличии): акт, товарная накладная, доверенность, счет-фактура, товарно-транспортная накладная и пр.

7.4. По постоянным расходам (аренда, обслуживание ККМ и т.п.) при отсутствии документов от поставщика, допускается предоставление Контролеру по первичной документации справки о расходах, подписанной поставщик-менеджером.

ПОДПИСЫВАТЬ ДОКУМЕНТЫ ЗА ДРУГИХ ЛИЦ НЕЛЬЗЯ!!!

В случаях, когда поставщик-менеджер не определен, ответственность за правильно оформленные документы несет Руководитель Бюджета, к которому они относятся.