5.01.1 Стандарт ведения папки ОБЩАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Документы, содержащиеся в папке «Общая Документация», доступны и интересны всем сотрудникам ГК АэМэС, т. к. содержат в себе информацию о жизни Компании.

В каждой папке есть файл «Инструкция для данной папки», разъясняющий, что должно находиться именно в этой папке и кто может вносить изменения.

1. КОДЕКС КОМПАНИИ – первая, главная и основная папка, в которой хранятся ЗАКОНЫ, Положения, Стандарты, Приказы, Структуры, Бизнес-процессы и Распоряжения по которым существует ГК «АэМэС». Все файлы КОДЕКСА КОМПАНИИ защищены паролем – вносить сюда изменения нельзя.

2. АДМИНСКИЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, созданные нашим системным администратором, разъясняющие тонкости обращения с компьютерами. В файл «Заявки сисадмину» все сотрудники могут писать свои пожелания, просьбы, замечания связанные со всей техникой офиса.

3. Папки АэМэС -ПромСтрой, АэМэС Уралсиб, АэМэС-ПроектСтрой, АэМэС-Энерго, АэМэС-АкваТех и АэмэС-МеталлоКонструкция содержат официальные документы юридического лица:

· Договоры

· Учредительные документы

· Кадровая

· Письма

· Архив

· Разное

*Акты

*Документация по клиентам

*Справки и заявления

*Приказы по основной деятельности

*Доверенности

*Прочее

Все официальные белые бухгалтерские документы по АэМэС -ПромСтрой, АэМэС Уралсиб, АэМэС-ПроектСтрою, АэМэС-Энерго, АэМэС-АкваТех и АэмэС-МеталлоКонструкция должны находиться в этих папках. Это: договора, письма, акты, отчеты, спецификации и пр.

Все файлы необходимо располагать в соответствующей папке и называть следующим образом:

Название файлов: Год-пробел-месяц-пробел-дата-пробел-контрагент-пробел-о чем

Например:2003 11 01 Белон о возврате средств.

Документы располагаются в корневой папке соответствующего назначения, если только для данного контрагента или группы документов не создана отдельная папка. Если файлов по контрагенту в общей папке больше трех заводится отдельная папка.

Письма и прочие документы печатает Офис-менеджер. В случае его отсутствия каждый делает сам по вышеизложенным правилам. Исходящие письма распечатываются в 2-х экземплярах – одно для контрагента, другое – для Компании (на нем должна быть подпись контрагента об ознакомлении). Все письма передаются в Финотдел Компании.

4. ГРАФИК ДЕЖУРКИ, ХИНО и УАЗик содержат файлы расходов на дежурные машины по Направлениям.

5. ЖУРНАЛ ВХОДЯЩИХ ЗВОНКОВ ведется диспетчерами Направлений, которые отслеживают действенность рекламы, ведут статистику и принимают заявки на продукцию фирмы.

6. Папка «АРХИВ» содержит в себе документы, которые были ранее разработаны, но по ряду причин потерявшие актуальность – они сохраняются для истории. Решение о переносе документов в эту папку принимает Директор Компании.

7. ПРОЧИЕ РАБОЧИЕ ФАЙЛЫ - содержат файлы, которые, так или иначе, относятся к общей работе.

8. РЕКЛАМА - папка, содержащая документы работы с фирмами, чьими рекламными услугами мы постоянно пользуемся. Изменения в них вносят сотрудники, ведущие работы с данным рекламодателем.

9. СПИСОЧНЫЙ СОСТАВ КОМПАНИИ – это список всех сотрудников с адресами, телефонами, датой трудоустройства и главное – с высчитанным для каждого количеством оплачиваемых отпускных дней. Изменения в списочный состав вносит только Отдел Кадров.

10. ТАБЕЛИ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ведут табелировщики Направлений. Табели применяются для учета фактически отработанного и (или) не отработанного времени, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, а также для расчета оплаты труда. Открыв папку для чтения, каждый сотрудник может проконтролировать верность ведения табеля.

11. Файл Банк Идей и Изменения КК – ведется для предложений и воплощения в жизнь идей, предложенных сотрудниками и для фиксирования частоты изменений в документах Кодекса Компании со степенью изменения и инициатора изменения.