5.07 Поиск, ведение и сопровождение информации ИНФО

Информация необходимая для жизнедеятельности Компании:

1. Материалы:

1.1. Номенклатура

1.2. Номенклатурные денные (размер, цвет, единица поставки).

1.3. Поставщик

1.4. Цена

2. Транспорт:

2.1. Поставщик

2.2. Наименование транспорта

2.3. Цена

2.4. Условия предоставления.

3. Механизмы:

3.1. Поставщик

3.2. Наименование механизма

3.3. Цена

3.4. Условия предоставления.

4. Смежники, субподрядчики:

4.1. Название

4.2. Контактное лицо

4.3. Вид выполняемых работ

4.4. Прочая подробная информация по выполняемым работам

4.5. Цена работ

5. Конкуренты по работам:

5.1. Название Компании

5.2. Местонахождение

5.3. Телефоны

5.4. Специализация

5.5. Сайт

5.6. Построенные объекты

5.7. Группа конкурентов

5.8. Откуда о них узнали

5.9. Личная встреча

5.10. Дополнительная интересная информация.

6. Конкуренты по продукции:

6.1. Название Компании

6.2. Местонахождение

6.3. Телефоны

6.4. Специализация

6.5. Сайт

6.6. Построенные объекты

6.7. Группа конкурентов

6.8. Откуда о них узнали

6.9. Личная встреча

6.10. Дополнительная интересная информация.

7. Проектирование

7.1. Поставщик

7.2. Наименование

7.3. Цена

Принцип ведения информации:

Для ведения данной информации создается файл EXCEL с паролем к изменению. В нем в виде таблиц, ответственным за ведение заполняется соответствующая информация. В каждой таблице должна стоять дата актуальности информации.

(удалено)

Наличие пароля на данный файл, означает, что данный сотрудник несет персональную ответственность за правильность записанной информации.

Ответственный за ведение файла проверяет информацию и (или) обновляет ее не реже 1 раза в месяц. Если информация об изменении прошла раньше – меняет сразу с момента получения.

К каждой таблице заводится «бумажная» папка, где хранятся бумажные носители, в которую складываются прайсы, буклеты, коммерческие предложения и т. п. с которых была взята информация.

Это необходимо, т.к.:

Не всю информацию можно внести в электронный вариант;

Если была допущена ошибка (логическая), можно свериться с первоисточником.

Папки с бумажными носителями хранятся у ответственных за них лиц.

Папка должна иметь название на торце.

В случаях, когда контрагент присылает коммерческое предложение или прайс в электронном виде, эта информация хранится в электронной папке с соответствующим названием.