4.06 Офис-менеджер. Ведение бюджетов

Бытовой бюджет ведет Офис-менеджер.

Бытовой бюджет состоит из расходов на:

1. Телефон (включает в себя сотовую связь и расходы на междугороднюю связь)

2. Канцелярию

3. Бытовую химию

4. Заправку картриджей

5. Обеды

6. Уборку офиса и улицы

7. INTERNET

8. Обновление программ (1С, Консультант, Стройэксперт, Гранд Смета)

9. Отдых Компании

10. Социальные нужды

11. Обучение персонала

1. Телефон. Не фондируется. Офис-менеджер собирает заявки на оплату компенсации за использование личных сотовых телефонов в конце месяца у Руководителей Направлений, сотрудников АУП. Основной принцип – оплачивать сотовую связь таким образом, чтобы сотрудники Компании спокойно пользовались своими сотовыми телефонами в рабочих целях.

Кроме того, Офис-менеджер разносит расходы на разговоры по межгороду между Направлениями МеталлоКонструкция и ПромСтрой, на основе распечаток СибирьТелеком и СибелТелеком.

Сумма по направлениям распределяется таким образом:

Процентное соотношение по оплате телефона РК согласовывают и распределяют между собой. Общую сумму счета умножаем на распределенное процентное соотношение и получаем конечный итог. Так по каждому направлению отдельно.

Пример:

2. Канцелярия. Не фондируется. Офис-менеджер собирает заявки на канцтовары у всех сотрудников Компании. В свою очередь, все сотрудники Компании могут подать заявку на канцтовары заранее. Офис-менеджер закупает канцтовары для всех сотрудников Компании, разнося траты по Направлениям после оплаты счета. Если канцтовары были закуплены кем-либо из сотрудников Компании самостоятельно, то эти расходы являются расходами других статей и не входят в «Постоянный» бюджет.

К этой же статье расходов относится и оплата абонентского ящика 204 на почте.

Распределение суммы между Компаниями происходит так:

АЦ/МК/ПС/ЭН/АТ = 20%/20%/20%/20%/20%

3. Бытовая химия. Не фондируется. Офис-менеджер закупает товары по заявке сотрудника, ответственного за чистоту. При необходимости, сотрудники Компании могут подать заявку на бытовую химию дополнительно.

4. Заправка картриджей. Не фондируется. За заправку картриджей отвечает системный администратор Компании. Офис-менеджер на основании его заявок планирует необходимые суммы и ведет учет расходных материалов.

5. Обеды. Не фондируется. Офис-менеджер планирует количество денег на чай, кофе, сахар и воду.

Распределение сумм по Направлениям см. на примере пункта 1. Телефон

6. Уборка офиса и улицы. Не фондируется. Офис-менеджер планирует сумму исходя из количества дней в месяце, в которые будет проводиться уборка. И за уборку улицы ГК «АэМэС» платит фиксированную сумму в месяц 1000 руб, которая распределяется по Направлениям.

Каждое Направление платит фиксированную сумму по количеству занимаемых и используемых площадей:

МК – за 1 этаж и лестничные пролеты по 55 р уборка + 200 р/мес дворнику

ПС – за 1 этаж и лестничные пролеты по 55р уборка + 200 р/мес дворнику

АТ – за 3 этаж и лестничные пролеты по 30р уборка + 100 р/мес дворнику

АУП – за 3 этаж и лестничные пролеты по 180р уборка + 500 р/мес дворнику

7. INTERNET. Не фондируется. Офис-менеджер ведет учет трафика и контролирует оплату счетов, разнося траты по Направлениям после оплаты счета пропорционально количеству компьютеров.

Пример:

8. Обновление программ (1С, Консультант, Стройэксперт, Гранд Смета). Не фондируется. Офис-менеджер планирует количество денег на обновление программ, исходя из заранее оговоренных сумм.

9. Отдых Компании. Не фондируется. Сумма, ежемесячно выделяемая на отдых, определяется каждым Руководителем Направления.

10. Социальный. Не фондируется. Офис-менеджер ведет учет трат на подарки ко дню рождения и свадьбе, рождению ребенка и мат. помощь по болезни и на похороны. Обучение персонала. Не фондируется. Каждый РН самостоятельно определяет, будет ли он отправлять своего сотрудника на обучение и какая сумма при этом выделяется