12.10 Стандарт ведения архива кадрового и бухгалтерского учета (номенклатура дел).

 
Утверждаю:
Председатель Совета Директоров ГК  "АэМэС"
_____________________________ Рудых Д.Б.
13.01.2011г.

Документы текущего года собираются в рабочие папки. После закрытия года документы за предыдущий год перекладываются в бумажные папки с указанием компании, периода, тематики. Коробки с архивом формируются по мере накопления. На коробках обязательно указывать название компании, период и тематику содержащихся папок. 

Название папки

В одной папке

Что там находится

Кто ее собирает

Кто контролирует

Рабочий стол

В офисе (в шкафу)

Время нахождения в Архиве (на складе)

Кадровые приказы. Текущий период

1 год

Приказы о приеме, увольнении, отпусках, переводах, заявления, ШР. Журналы учета приказов

Бухгалтер, менеджер по персоналу

Менеджер по персоналу

Весь период существования компании

3 года

75 лет

Трудовые договоры

1 год

Трудовые договора и доп. Соглашения к ТД работающих и уволенных сотрудников. Журнал учета ТД и доп.соглашений

Бухгалтер, менеджер по персоналу

Менеджер по персоналу

Весь период существования компании

Весь период существования компании

75 лет

Приказы по основной деятельности

1 год

Официальные приказы по всей организации

Бухгалтер, Финансовый директор, Офис-менеджер, Менеджер по персоналу

Менеджер по персоналу

Весь период существования компании

3 года

5 лет

Личные дела (анкетные данные)

Пока сотрудник работает

Копии личных документов, анкетные данные

Бухгалтер, менеджер по персоналу

Менеджер по персоналу

Весь период работы сотрудника в компании

Весь период работы сотрудника в компании

75 лет

ЛНА, ПВТР, ДИ, Охрана труда

Весь период существования компании

ЛНА, ПВТР, ДИ, инструкции и журналы по ТБ и Охране труда

Бухгалтер, менеджер по персоналу

Менеджер по персоналу

Весь период существования компании

Весь период существования компании

Весь период существования компании

Заработная плата

1 год

Табели рабочего времени, расчетные ведомости, записки-расчеты, больничные

Бухгалтер

Финансовый директор

 

3 года

Весь период существования компании

Отчеты в контролирующие органы

Весь период существования компании

Отчеты в конт. органы с пометкой о сдаче

Бухгалтер Финансовый директор

Финансовый директор

Весь период существования компании

Весь период существования компании

Весь период существования компании

Договоры

По мере заполнения папок

Договоры и приложения к ним

Финансовый директор

Финансовый директор

Весь период существования компании

Весь период существования компании

Весь период существования компании

Бухгалтерские документы

По мере заполнения папок

Товарные накладные, счета-фактуры, акты, банковские документы и прочее

Бухалтер

Финансовый директор

Весь период существования компании

Весь период существования компании

Весь период существования компании

           

Когда истекает срок нахождения документов на Приграничной, документы уничтожаются


Comments