5.10 Стандарт регистрации входящей корреспонденции.

 
Утверждаю:
Председатель Совета Директоров ГК  "АэМэС"
_____________________________ Рудых Д.Б.
"________" _______________________201__г.

1.     Вся входящая документация, которая приносится курьером или по факсу делового содержания (не реклама и не коммерческие предложения) регистрируется Диспетчером. Корреспонденция, которая приходит на а/я регистрируется Офис-менеджером.

2.     Никто из сотрудников не имеет права принимать входящую документацию от курьера по всей Группе Компаний, кроме Диспетчера.

3.     Тот, кто является Диспетчером, обязан принять курьера, сделать запись в «Журнале входящей корреспонденции» по каждому юридическому лицу отдельно. И офис-менеджер должен зарегистрировать всю корреспонденцию в Журнале, которая приходит на а/я.

4.     Правила заполнения «Журнала входящей корреспонденции» 

Дата поступления

Корреспондент, дата и индекс поступившего документа

Краткое содержание

Резолюция или кому направлен документ

Отметка об исполнении

Порядковый номер корреспонденции    Дата, когда получили письмо от курьера либо на почте От какой организации пришло письмо, дата отправки (со штампа) и индекс организации Что находится в конверте, перечислить Кому из сотрудником ГК (указать ФИО) передано письмо Диспетчером или Офис-менеджером Если письмо с а/я, то ставится фамилия офис-менеджера, если принес письмо курьер, то ставится его фамилия и подпись.
 

5.   Письма, принесенные курьером передаются Диспетчером в Финансовый отдел, корреспонденция забранная на почте либо пришедшая на факс, передается Поставщикам-менеджерам.

6.     Офис-менеджер должен забирать письма с а/я не реже чем через 5 дней.

7.     Раз в три месяца Диспетчеру обновлять договор о переадресации писем с Приграничной на а/я 204


Comments