12.04 Процесс экономического, финансового и управленческого закрытия месяца

 
Утверждаю:
Председатель Совета Директоров ГК  "АэМэС"
_____________________________ Рудых Д.Б.
"________" _______________________201__г.

№ п/п

Действие

Лицо или служба, уполномоченное производить данное действие

Документ и способ визирования

Описание и состав действия

№ п/п

Результат

1.1

Списание материалов.

РПУ

Бланк списания

 Руководители производственных подразделений подают списания материалов в проекты в течение месяца по мере их завершения.

1.2

Все списания в теч. месяца положены во входящий лоток экономиста (или переданы лично в руки).

1.3

Вывод из производства

РПУ

Вывод из производства

Руководители поизводственных участков в должном порядке оформляют выводы из производства.

1.4

Все  выводы из производства завизированные должным образом лежат во входящем лотке экономиста (или переданы лично в руки).

1.5

Поставщики-менеджеры, документы

Поставщики-менеджеры, Отдел Логистики

Товарные накладные, акты

В течение месяца поставщики-менеджеры и Отдел Логистики поставляют материалы и услуги и сдают должным образом оформленные документы Оператору 1С.

1.6

Все документы поставщиков лежат во входящем лотке Оператора 1С (или переданы лично в руки).

1.7

Заполнение повременного табеля 

РПУ

Табель с повременным

В течение месяца табелировщиками производственных участков ведутся табель с повременным. Между табелем и повременным данные синхронизиованы - т. е. все "нули".

1.8

Табель и повременный заполнены в текущем времени. Между ними - "нули". Контроль - Экономист.

2.1

Бухг. анализ

ДПФ

 

Фин. Дир. анализирует незавершенные проекты (недооформленные док-ты) исходя из оптимизации налогообложения и делает вывод -рекомендацию о досрочном закрытии каких-либо проектов. Информация подается Р.Н. и он принимает решение о возможности досрочного закрытия. Данное действие относится к последнему месяцу квартала.

2.2

 РК принял решение

2.3

Анализ клиент-менеджеров

Менеджеры по сопровождению Клиентов

Служебная записка

Менеджеры по сопровождению Клиентов анализируют состояние закрытости проектов и подают информацию Р. Н. о каком-либо досрочном завершении проектов (выписка документов). (Это когда документы Клиенту нужны раньше реальной сдачи.)

2.4

Решение Р. Н. принято и РОУУ извещен о времени выписки документов.

2.5

Определение амортизации внеоборотных активов Направления

Руководитель Направления

Список внеоборотных из 1С

 Оператор 1С распечатывает списки с внеоборотными активами. РН указывает количество амортизации по участкам.

2.6

Списки с суммами амортизации в лотке у Оператора 1С.

2.7

 Списания внеоборотных актовов Направления

Руководитель Направления

Список внеоборотных из 1С

РН в должном порядке готовит Акты к списанию внеоборотных активов  для экономиста .

2.8

Акты к списанию лежат во входящем лотке Оператора 1С (или переданы лично в руки).

3.1

 ИНФО АУП по аутстаффингу

Сотрудники ГК, с определяемым кол-вом работ по времени

 Отчеты за месяц

Сотрудники АУП готовят отчет с расчасовкой за месяц, сколько времени они работали на конкретное Напр-е

3.2

Отчеты  находятся во входящем лотке РН или переданы лично в руки

3.3

Проверка взаиморасчетов

Оператор 1С

Взаиморасчеты с контрагентами

Оператор 1С распечатывает взаиморасчеты и передает РН

3.4

Взаиморасчеты с контрагентами у РН

3.5

Табели РВ

Табелировщик

Табель РВ

Табелировщики подают заполненные табеля РВ с сопутствующими документами РОК

3.6

 Табели у РОК (или переданы лично в руки).

4.1

Определение % закрытия проектов

Руководители производственных участков,  Р. Н.

Документ с  подписями и информацией о %

Руководители поизводственных участков,  Р. Н. должным образом определяют % закрытия проектов до конца месяца. РН проверяет отчеты, подписывает их и передает РОУУ

4.2

Документ с соответствующими подписями и информацией о % закрытии проектов лежат во входящем лотке РОУУ (или переданы лично в руки) до 13-00 последнего дня месяца.

4.3

Инфо по аутсорсингу с согласованием

РН

 

РН проверяет отчеты сотрудников, которые работают по аутсорсингу

4.4

ИНФО в ФинДеп у РОУУ

4.5

Проверка взаиморасчетов РН

РН

Взаиморасчеты

РН проверяет взаиморасчеты, напротив каждой цифры ставит период обнуления

4.6

Взаиморасчеты с пометками РН переданы ДПФ

4.7

ИНФО Отдела Кадров

РОК

ТРВ

РОК проверяет ТРВ на правильность и подает данные РОУУ о кол-ве отработанного времени каждым сотрудником

4.8

ИНФО у РОУУ

5.1

Определение маржинальной прибыли за месяц

РОУУ

Закрытие месяца

 РОУУ с учетом всех полученных сведений и данных закрывает месяц и определяет маржинальную прибыль Направлений.

5.2

Маржинальная прибыль Направлений определена. Она равна маржинальной прибыли в 1С.

5.3

Заполнения табеля с повременным

Рук. Произв. Уч. И Табелировщик

Табель с повременным

Рук. Произв. Уч. утверждают табель и повременный до конца месяца.

5.4

Табели и повременный за месяц заполнены. Проверка - "нули".

6.1

Анализ месяца Направления

Экономист, РН , Директор ГК

Документ с утвержденной маржинальной прибылью

 Экономист ГК,  Р. Н.,  производят анализ и РН утверждает маржинальную прибыль Направления.

6.2

Утверждение маржинальной прибыли Направления, она находится во входящем лотке РОУУ  (или переданы лично в руки)

6.3

Заполнение БД 16

РОУУ

БД 16

РОУУ подготавливает БД 16 для согласования с РН

6.4

БД 16 у РН

6.5

Подсчет НДФЛ

Бухгалтер (ГК)                                      

 

Бухгалтер готовит инфо НДФЛ по всем сотрудникам  ГК

6.6

Подготовленные данные  по НДФЛ находятся в ФинДеп

7.1

Определение оплаты рабочим производственного участка

РН, Рук. Пр. Уч.

Акт с определенной суммой, заверенный  подписями

Руководители производственных участков,  и Р.Н. определяют количество оплаты работникам производственных участков. Эти суммы фиксируются в "Акте определения суммы зарплат" производственных участков.

7.2

Сумма оплат производственных участков определена, о чем составлен соответствующий документ для ФинДеп с подписями РПУ и РН . БД 2, БД 15

7.3

Утверждение БД 16

РН

БД 16

РН утверждает БД 16

7.4

Утвержденнный БД 16 находится во входящем лотке РОУУ  (или переданы лично в руки)

8.1

Согласование делегированных бюджетов

Руководители делегированных бюджетов

Делегированный бюджет

Руководители делегированных бюджетов готовят данные о предлагаемом бюджете и вместе с отчетом за предыдущий месяц передают РН

8.2

Делегированные бюджеты находятся во входящем лотке РН (или переданы лично в руки)

8.3

Ведомость по произв. Участкам

Рук. Пр. Уч.

Ведомость

Руководителями производственных участков на на основе этого документа составляется ведомость оплаты рабочим производственных  участков. БД 10

8.4

"Расчетная ведомость по з/п" и "Акт  определения суммы зарплат"  находится во входящем лотке РОУУ (или переданы лично в руки). БД 10

9.1

ФинДеп. Закрытие месяца

РОУУ

Закрытый график производства

РОУУ производит действия по закрытию месяца согласно инструкции до момента подбития всех главных "нулей", после чего закрывает график производства

9.2

Главные "нули" в таблицах подбиты, график производства закрыт

10.1

Подготовка отчетов

Оператор 1С

Отчеты

Ответственные за отчеты готовят отчеты к закрытию месяца

10.2

Готовые отчеты лежат во входящем лотке ДПФ (или переданы лично в руки).

11.1

Бюджет нового месяца

РН

Бюджет Направления

 РН вбивают данные и распечатывает бюджет Направления с листа "Бюджет"

11.2

Бюджет Направления с делегированным бюджетом лежит во входящем лотке ДПФ (или передан лично в руки).

11.3

Проверка отчетов, подготовка

ДПФ, Сотрудники

Подпись на отчете

1) ДПФ проверяет отчеты. 2) Рук отдела рекл готовит статистики

11.4

Проверенные и подготовленные  отчеты лежат во входящем лотке РН  (или переданы лично в руки).

11.5

Фин в архив

ДПФ

 

Финансовый отдел продолжает действия по закрытию месяца согласно инструкции и преносит данные в архив.

11.6

Данные в архив перенесены, система готова к работе текущего месяца.

12.1

Анализ отчетов РН

РН

 

РН проверяет отчеты полученные от ДПФ

12.2

РН готов к анализу отчетов с Директором ГК

12.3

График производства в архив

Экономист

 

Экономист переносит в архив все данные графика производства и сообщает об этом табелировщику производства.

12.4

Данные Графика производства  в архив перенесены, График производства готов к работе текущего месяца, табелировщик произ.уч.  оповещен.

13.1

Упр. Анализ

РН , Директор ГК

Выписанные действия

РН  и Директор ГК проводят анализ статистики Направления.

13.2

Выписаны и определены управленческие действия по увеличению эффективности работы Направления.

13.3

Перенос табеля в архив

Табелировщик

Заполненный табель

Табелировщик выполняет все необходимые действия до 18-00 по переносу в архив табеля и повременного, готовит табель и повременный к текущему месяцу.

13.4

Табель и повременный готовы к работе текущего месяца до 18-00.