5.01.1 Стандарт ведения папки ОБЩАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

 
Утверждаю:
Председатель Совета Директоров ГК  "АэМэС"
_____________________________ Рудых Д.Б.
"________" _______________________201__г.

Документы, содержащиеся в папке «Общая Документация», доступны и интересны всем сотрудникам ГК АэМэС, т. к. содержат в себе информацию о жизни Компании. 

В каждой папке есть файл «Инструкция для данной папки», разъясняющий, что должно находиться именно в этой папке и кто может вносить изменения. 

1. КОДЕКС КОМПАНИИ – первая, главная и основная папка, в которой хранятся ЗАКОНЫ, Положения, Стандарты, Приказы, Структуры, Бизнес-процессы и Распоряжения по которым существует ГК «АэМэС». Все файлы КОДЕКСА КОМПАНИИ защищены паролем – вносить сюда изменения нельзя. 

2. АДМИНСКИЕ ДОКУМЕНТЫ – документы, созданные нашим системным администратором, разъясняющие тонкости обращения с компьютерами. В файл «Заявки сисадмину» все сотрудники могут писать свои пожелания, просьбы, замечания связанные со всей техникой офиса. 

3. Папки АэМэС -ПромСтрой, АэМэС Уралсиб, АэМэС-ПроектСтрой, АэМэС-Энерго, АэМэС-АкваТех и АэмэС-МеталлоКонструкция содержат официальные документы юридического лица: 

· Договоры 
· Учредительные документы 
· Кадровая 
· Письма 
· Архив 
· Разное 

    *Акты 
    *Документация по клиентам 
    *Справки и заявления 
    *Приказы по основной деятельности 
    *Доверенности 
    *Прочее 

Все официальные белые бухгалтерские документы по АэМэС -ПромСтрой, АэМэС Уралсиб, АэМэС-ПроектСтрою, АэМэС-Энерго, АэМэС-АкваТех и АэмэС-МеталлоКонструкция должны находиться в этих папках. Это: договора, письма, акты, отчеты, спецификации и пр. 

Все файлы необходимо располагать в соответствующей папке и называть следующим образом: 

Название файлов: Год-пробел-месяц-пробел-дата-пробел-контрагент-пробел-о чем 

Например:2003 11 01 Белон о возврате средств. 

Документы располагаются в корневой папке соответствующего назначения, если только для данного контрагента или группы документов не создана отдельная папка. Если файлов по контрагенту в общей папке больше трех заводится отдельная папка. 

Письма и прочие документы печатает Офис-менеджер. В случае его отсутствия каждый делает сам по вышеизложенным правилам. Исходящие письма распечатываются в 2-х экземплярах – одно для контрагента, другое – для Компании (на нем должна быть подпись контрагента об ознакомлении). Все письма передаются в Финотдел Компании. 

4. ГРАФИК ДЕЖУРКИ, ХИНО и УАЗик содержат файлы расходов на дежурные машины по Направлениям. 

5. ЖУРНАЛ ВХОДЯЩИХ ЗВОНКОВ ведется диспетчерами Направлений, которые отслеживают действенность рекламы, ведут статистику и принимают заявки на продукцию фирмы. 

6. Папка «АРХИВ» содержит в себе документы, которые были ранее разработаны, но по ряду причин потерявшие актуальность – они сохраняются для истории. Решение о переносе документов в эту папку принимает Директор Компании. 

7. ПРОЧИЕ РАБОЧИЕ ФАЙЛЫ - содержат файлы, которые, так или иначе, относятся к общей работе. 

8. РЕКЛАМА - папка, содержащая документы работы с фирмами, чьими рекламными услугами мы постоянно пользуемся. Изменения в них вносят сотрудники, ведущие работы с данным рекламодателем. 

9. СПИСОЧНЫЙ СОСТАВ КОМПАНИИ – это список всех сотрудников с адресами, телефонами, датой трудоустройства и главное – с высчитанным для каждого количеством оплачиваемых отпускных дней. Изменения в списочный состав вносит только Отдел Кадров. 

10. ТАБЕЛИ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ведут табелировщики Направлений. Табели применяются для учета фактически отработанного и (или) не отработанного времени, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, а также для расчета оплаты труда. Открыв папку для чтения, каждый сотрудник может проконтролировать верность ведения табеля. 

11. Файл Банк Идей и Изменения КК – ведется для предложений и воплощения в жизнь идей, предложенных сотрудниками и для фиксирования частоты изменений в документах Кодекса Компании со степенью изменения и инициатора изменения.

Comments